Хранение и уничтожение конфиденциальных документов

Депозитное хранение документов – долгосрочное хранение ценных бумаг вне офиса, в архивной компании, на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом. В отличии от хранения документов в банковском сейфе, наша архивная компания предоставляет большое пространство, гибкий график, доступные цены, полную систематизацию бумаг, и все это по доступной цене. По вашему запросу, мы также можем выслать скан или оригинал запрашиваемого вами документа в любой момент.

В каждой, малой или большой, организации имеются документы, содержащие конфиденциальную информацию, которая не должна попасть к третьим лицам. Когда документов становится слишком много, верным решением будет сдать их в профессиональный архив. Специалисты архива позаботятся о правильном хранении и уничтожении ваших конфиденциальных документов.

Если относиться небрежно к секретным документам, однажды они могут попасть в руки конкурентов, что может принести большой ущерб вашей компании. Поэтому даже если пришло время утилизировать конфиденциальную документацию, ни в коем случае не выбрасывайте ее в обычные урны и не оставляйте без присмотра.

Всеми ценными бумагами «от» и «до» может заняться наша компания «Вневедомственный архив» в Сургуте. С нашей помощью вы можете полностью сосредоточиться на производстве, и вам не придется нанимать сотрудников для хранения документов в офисе.

Хранение конфиденциальной документации

Чем больше фирма, тем больше в ней документов, которые были бы интересны недоброжелателям. Когда ваши ценные бумаги попадают в профессиональный архив, они находятся под усиленной защитой. Хранить конфиденциальные документы лучше в металлических ящиках или сейфах.

Депозитное хранение документов – долгосрочное сохранение ценных бумаг вне офиса, в архивной компании, на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом. В отличии от хранения документов в банковском сейфе, наша компания предоставляет большое пространство, гибкий график, полную систематизацию бумаг, и все это по доступной цене. По вашему запросу, мы также можем выслать скан или оригинал запрашиваемого вами документа в любой момент.

О месте хранения секретных документов должны знать только вы и ограниченный круг лиц. Полная сохранность информации в документах достигается за счет того, что лица, имеющие доступ к хранилищу, не знают, где лежат какие документы. А тот, кто знает, в каком коробе находятся ценные бумаги, не имеют прямого доступа к хранилищу.

Сохранность документов в нашей компании намного выше, чем в вашем офисе или доме. Большинство случаев утечки информации происходит именно из-за халатности работников организации.

Мы поместим ваши конфиденциальные документы в специальные архивные короба (архивные модули) под документы формата А3 или А4. Их преимущество в том, что они идентифицированы только уникальным штрих кодом. Эта затрудняет несанкционированное взимание документов, потому что штрих код известен только заказчику.

Когда вы храните ценные документы в архивной компании, они всегда будут в полном порядке. Вы избежите случайной потери документов, потому что все будет лежать в одном безопасном месте.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы, срок действия которых истек, могут быть утилизированы. Все документы имеют свой срок хранения, который указывается в Перечне Минкульта РФ. В этом перечне перечислены все типы документов, участвующих в рабочем процессе каждой организации. В перечне также указан обязательный срок хранения каждого вида документа. Некоторые документы представляют ценность, но по закону их уже можно уничтожить. От таких бумаг лучше избавиться, потому что участились случаи несанкционированного изъятия документов.(Изъятия фискальными органами документов независимо от срока их хранения, если они не уничтожены)

Для того, чтобы заказчик был уверен, что конфиденциальные документы с истекшим сроком действия не попали в руки недоброжелателей, процесс утилизации проводит служба кадрового делопроизводства. Перед уничтожением документации создается приказ на формирование экспертной комиссии на предприятии, которая подписывает «Акт о выделении документов к уничтожению», на основании которого отбираются документы, подлежащие уничтожению в этом году.

Утилизация ценных бумаг включает в себя:

  • транспортировку бумаг, подлежащих уничтожению, к месту переработки в закрытых контейнерах, в фургоне с шредером 3-го уровня секретности;
  • взвешивание бумаг на весах с принтером;
  • измельчение и дробление документации, которое проходит на территории заказчика под его присмотром;
  • составление двухстороннего акта об утилизации бумаг.

Сам процесс уничтожения проходит так:

  • проверяется полное наличие конфиденциальных документов, подготовленных для ликвидации;
  • все материалы сжигаются, дробятся, расплавляются или измельчаются;
  • составляется отчет о каждом утилизированном документе;
  • все присутствующие на утилизации ставят подписи.

После уничтожения документов организации подписывается «Акт об уничтожении документов» – форма, утвержденная Минкультом РФ, собственником документов и представителем, контролирующим процесс уничтожения.

Во время уничтожения конфиденциальной документации ни один посторонний человек ее не увидит. С нашей архивной компанией все пройдет гладко, быстро и безопасно. Если по каким-то обстоятельствам ваши секретные документы попадут к третьим лицам, мы возместим весь принесенный ущерб.


К списку статей