Хранение и уничтожение кадровых документов

Кадровая документация, за исключением бумаг о трудовых отношениях с работниками, входит в число ценных бумаг компании, и подразумевает под собой оценку их ценности и сдачу в архивное хранилище. В архивных компаниях достаточно часто хранят кадровые документы, и этому есть ряд причин.

Ключевой нормативный акт в этой области – Федеральный закон от 22.10.2004 года №125-ФЗ. В нем прописаны все необходимые сроки хранения и уничтожения кадровых документов.

После того, как Архивный Фонд РФ признает значимость кадровых документов, принадлежащих коммерческой организации, их утилизация запрещена до истечения срока. Документы, не включенные в Архивный Фонд РФ, и те, чей срок хранения истек, могут продолжать храниться в архиве или могут быть уничтожены после экспертизы.

Хранение кадровых документов

Как гласит приказ, кадровые документы должны храниться 1 (минимум), 3, 5, 10 лет. Для каждого случая срок подбирается индивидуально.

Прежде чем поместить личные дела (ЛД) сотрудников в архив, нужно знать:

• ЛД а в бумажном виде желательно хранить в пронумерованных и прошитых папках;
• обложки ЛД нумеруются порядковым номером;
• в отделе кадров компании должны храниться только ЛР работников;
• ЛД уволенных работников отправляются в архив и хранятся в алфавитном порядке.

Если вы отдаете кадровую документацию на хранение в нашу архивную компанию, вы гарантированно получаете:

• защищенность от их несанкционированного изъятия, пожара и влажности;
• конфиденциальность;
• анализ и систематизирование всех документов;
• скан или отправку необходимого документа по запросу.

Наши хранилища надежно защищены от пожара и несанкционированного проникновения. Доступ к кадровым документам имеют только назначенные вами люди. Вам не придется снимать отдельное помещение для архива и нанимать для этого обученных людей. Все заботы лягут на нас. Мы проследим за сроком действия всех документов и сообщим, когда их можно будет утилизировать.

Хранение документов во «Вневедомственном архиве» избавит вас от лишних хлопот.

Своевременное уничтожение кадровой документации

Если вы решили утилизировать кадровые бумаги по истечению их срока действия, наша архивная компания поможет сделать это безопасно и правильно. Неправильное избавление от документации может привлечь ряд проблем в будущем, особенно если они попадут в руки третьим лицам.

Весь процесс уничтожения кадровых бумаг строго задокументирован. Создается специальный акт с перечнем всей ликвидируемой документации. Для коммерческих компаний форма акта не утверждена, поэтому составить вы ее можете самостоятельно.

В процессе уничтожения бумаг участвует собранная комиссия экспертов. В эту комиссию могут входить: начальник, директора, руководители отделов кадров и другие представители организации. Она проверяет ценность всех документов и следит, чтобы вся содержащаяся в бумагах информация оставалась тайной.

После завершения уничтожения недействующих кадровых документов, все присутствующие расписываются в акте. Все ненужные кадровые документы сжигаются и измельчаются. Советуем не уничтожать любые документы, связанные с судебными разбирательствами, даже если их срок истек.

В Сургуте уничтожение документов вы можете доверить компании «Вневедомственный архив».

Помимо архивации кадровых документов в Сургуте, наша компания предоставляет услуги хранения и уничтожения бухгалтерских документов. Мы знаем, как обращаться с ценными бумагами, поэтому нам вы можете доверять! Если по каким-то обстоятельствам кадровые документы, которые вы нам доверили, будут утеряны, мы возместим полную стоимость причиненного ущерба.