Хранение и уничтожение бухгалтерских документов

В каждой фирме присутствует бухгалтерия и связанные с ней документы. К бухгалтерским документам относятся те ценные бумаги, в которых отображены текущие события организации, их стоимость и другие критерии, свойственные хозяйственным операциям.

Когда документации становится слишком много, встает логичный вопрос - «где хранить бух.документы?». Архивная компания «Вневедомственный архив» предлагает профессиональные услуги хранения и утилизации бухгалтерских документов в Сургуте.

К бухгалтерской документации нужно относиться с особым вниманием. Она должна быть четко систематизирована. Если бухотчетность требуется сдавать в определенный день, то все бухгалтерские бумаги также нужно правильно хранить и вовремя уничтожить.

Хранение бухгалтерских бумаг

Компании, в первую очередь, должны хорошо позаботиться о сохранности:

• первичных учетных документов;
• регистров бухгалтерского учета;
• отчетностей;
• аудиторских заключений.

Перечисленные документы хранятся не менее 5 лет. Есть также и другие документы, срок действия которых устанавливается налоговыми организациями и государственным архивом по приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Вся информация о сроках хранения бухгалтерских документов содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов, формирующихся государственными органами, органами местного самоуправления.

К другим бухгалтерским документам, которые желательно хранить в архивной компании, относятся:

• годовая бухгалтерская отчетность;
• передаточные акты;
• ликвидационные балансы;
• отчетность по МСФО;
• годовые расчеты по отчислению страховых взносов;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых инспекциях.

За сохранность всей документации компании, руководитель несет полную ответственность. Если руководитель меняется, то его нужно ввести в курс дела и передать доступ ко всем документам. Все заботы о бухгалтерской документации мы возьмем на себя. Ценные бумаги будут храниться в безопасном месте, а доступ к ним будет только у заказчика и выбранных им лиц.

По вашей просьбе, мы отправим вам скан или оригинал запрашиваемых документов. Помимо архивного хранения, не забывайте о своевременной утилизации бух.документации, чей срок уже истек. Не забывайте, что под сохранностью бухгалтерских документов подразумевается не только их бумажные версии, но и электронные формы

Уничтожение бухгалтерских документов

Стоит сразу отметить, что при банкротстве, ликвидация бухгалтерских документов, в которых отражена экономическая активность компании, влечет за собой уголовную ответственность. В остальных случаях, если бухгалтерские документы больше не эффективны, их следует уничтожить, в чем мы вам поможем.

Проведение процедуры уничтожения требует специально составленного акта. Если акта об утилизации не будет, то в будущем инстанции могут запросить информацию об уничтоженных документах, а ее не окажется. Поэтому лучше все задокументировать.

Во время самой процедуры утилизации, присутствует экспертная комиссия и заказчик, которые непосредственно наблюдают за всей чистотой проведения. Перед физическим уничтожением проверяется наличие всех документов. Потом ненужные бухгалтерские бумаги сжигаются, дробятся, разрываются на мелкие кусочки. В завершении, акт подписывается всеми присутствующими. Данный процесс конфиденциален и безопасен.

Мы также предоставляем услуги по хранению и уничтожению конфиденциальных документов для вашей организации. Если по каким-то причинам доверенные нам документы будут утеряны, мы их полностью компенсируем, в соответствии со всеми затратами.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения мы готовы взять на себя.